Phân biệt Assign và Deposit DOI
Thông tin về 2 bước cấp phát DOI trong hệ thống VOJS
Để gắn được DOI cho bài báo, chúng ta cần 2 bước: Assign (gán) và Deposit (đồng bộ). Để hiểu vai trò của từng bước, chúng ta cần hiểu rõ về cấu trúc của một chỉ số DOI.
Một chỉ số DOI của 1 đối tượng (bài báo, số báo) bao gồm 2 thành phần: Prefix và Suffix. Ví dụ cụ thể với chỉ số DOI là 10.47972/vjcts.v39i.798 thì prefix chính là 10.47972 và suffix chính là vjcts.v39i.798.
Khi đăng ký thành công từ Crossref, tạp chí được cấp một chỉ số DOI prefix để sử dụng, khi đó prefix là cố định cho 1 tạp chí hoặc nhà xuất bản cụ thể. Khi đó, suffix là do tạp chí quyết định cấu trúc và tự cấp phát chúng cho các đối tượng. Đó cũng là mục đích chính của bước Assign DOI, là cấp phát chỉ số DOI cho các bài báo trong hệ thống VOJS.
Tuy nhiên, ở bước Assign DOI, chỉ số DOI của các đối tượng vẫn chưa được cập nhật lên hệ thống của Crossref. Khi đó, chúng ta cần thực hiện Deposit DOI để thông tin được cập nhật lên hệ thống của Crossref và doi.org. Khi đã được Assign DOI nhưng chưa Deposit, khi bài báo được xuất bản thì thông tin bài báo sẽ được hiện số DOI, nhưng click vào link doi.org đó sẽ không tìm thấy.
Mặc định luồng của VOJS yêu cầu người dùng chủ động Assign DOI, có 2 cách để Assign DOI:
- Gán cho từng bài báo: Chọn Bài báo => Tab Xuất bản => chọn Xuất bản số báo => Phần Identifiers => click Gán và Lưu lại
- Gán cho tất cả các bài báo còn thiếu (đáp ứng trường hợp Xuất bản mà quên Assign DOI từ trước): Vào công cụ => Nhập liệu/xuất liệu => Plugin xuất CrossRef XML => DOI Plugin Setting => Chọn phần Gán các DOI
Khi xuất bản bài báo, nếu đã Assign DOI th ì hệ thống sẽ chủ động thực hiện Deposit DOI luôn.
Với những trường hợp được Assign DOI sau khi đã xuất bản, DOI sẽ không được Deposit sau khi Assign.
Để xem danh sách các bài báo đã Assign DOI và trạng thái Deposit DOI của chúng: Vào công cụ => Nhập liệu/xuất liệu => Plugin xuất CrossRef XML => Chọn Tab Bài báo.
Có 2 cách để Deposit:
+ Vào danh sách bài báo đã Assign DOI, tick chọn những bài báo ở trạng thái "Không được gửi DOI" (hoặc Not deposited), sau đó click vào nút màu tím Gửi DOI (tiếng Anh: Deposit DOI)
+ Tự động, mỗi giờ một lần, VOJS sẽ tự động cập nhật những bài viết đã được gán DOI mà vẫn chưa đồng bộ lên doi.org.